Документооборот при факторинге

Перечень документов для факторинга

 договор поставки (подряда, оказания услуг);
— накладная по форме «ТОРГ-12»;
 универсальный передаточный документ;
 акт об оказании услуг, выполнении работ, в том числе по отдельным этапам;
 счет-фактура;
 товарно-транспортная накладная, путевой лист;
 иные документы, подтверждающие перевозку груза;
— иногда другие документы в зависимости от типа товара/услуги.

Подписываем уведомление

Ключевой документ факторинга

Ключевой документ факторинга — уведомление об уступке денежного требования (или уведомление о факторинге), которое факторинговая и ваша компании подписывают и направляют на подпись вашему клиенту. Уведомление сообщает вашему клиенту о заключении договора факторинга и о необходимости перечислять выручку на счет фактора.

Суть документа — информированное согласие вашего клиента на взаимодействие с фактором. Если ваш клиент не информирован или не согласен, либо на уведомлении подпись неуполномоченного лица — фактор откажется от работы с таким клиентом (за исключением продукта «закрытый факторинг»).

Уведомление чаще трехстороннее, то есть бумажный оригинал уведомления подписывается в трех экземплярах вами, фактором и вашим клиентом. На каждого подписывающего должны иметься доверенности или иные документы, подтверждающие право подписи таких документов.

Поскольку между фактором и вашим клиентом договор факторинга не заключается, скорее всего, подписание уведомления станет вашей заботой. Если ваш клиент не понимает, не хочет или просто отказывается подписывать уведомление, подключите к общению представителя фактора, который объяснит особенности факторинга вашему контрагенту и обеспечит запуск сделки.

На заметку: Если все три стороны используют электронный документооборот или специализированную факторинговую платформу, процесс подписания уведомления значительно упрощается.

Как только уведомление подписано, в одностороннем порядке поменять существенные условия договора поставки (работ, услуг) без ведома фактора возможности не будет — такое условие, как правило, содержится в договоре факторинга. Отозвать уведомление без ведома фактора также не получится, это можно сделать только при расторжении договора факторинга.

Обмениваемся документами

Документооборот факторинга

Документооборот формируется из трех основных блоков:

Подтверждение факта поставки товара, выполнения работ, оказания услуг, и их приемку Накладная по форме ТОРГ-12; универсальный передаточный документ; акт об оказании услуг, выполнении работ, в том числе по отдельным этапам; счет-фактура; товарно-транспортная накладная; путевой лист и иные документы, подтверждающие перевозку груза; электронный документ стандарта RECADV; другие.
Подтверждение уступки денежных требований Договор факторинга с приложениями к нему; акт уступки денежных требований; реестр денежных требований; другие.
Подтверждение исполнения обязательств Как правило, это платежные поручения с отметками банка.

Большинство документов в каждом из трех блоков уже существуют в электронном формате, в том числе утвержденном ФНС России, например, универсальный передаточный документ, который заменяет счет-фактуру и накладную. Факторы активно сотрудничают с операторами ЭДО, внедряют собственные ИТ-решения и платформы для обмена юридически значимыми документами без использования бумажных оригиналов.

Еще более развит ЭДО в федеральных торговых сетях, работающих по всей России с поставщиками товаров народного потребления. Однако бумажные оригиналы документов могут понадобиться даже в случае использования ЭДО — таковы требования, например, налоговых, судебных органов власти.

Считаем и оплачиваем комиссию

Порядок расчета и оплаты комиссий факторинговой компании должен быть вам понятен не только на стадии заключения договора, но и в процессе его исполнения. Лучший способ подготовиться — вооружиться калькулятором и вместе с сотрудником фактора рассчитать сумму комиссий за факторинг для первых двух-трех месяцев, если отсрочка не превышает 14-20 дней, или для полугода, если отсрочка больше.

На заметку: Обратите особое внимание на расчет стоимости факторинга в течение льготного периода, когда ваш клиент «вышел в просрочку»: нередко тарифы в этот период повышаются или включаются штрафные санкции, которые оплачиваются вами напрямую либо вычитаются из суммы выручки, получаемой от вашего клиента.

Факторинговая комиссия может оплачиваться путем зачета требований фактора, как указано в пункте 4 статьи 830 ГК РФ. В этом случае фактор вычитает ее из второго (при поступлении выручки) или первого платежа (при перечислении средств на ваш счет).

Комиссии за факторинговое обслуживание и документооборот (приналичии) часто оплачиваются отдельно по выставленным счетам, при этом услуги могут облагаться налогом на добавленную стоимость. Необходимо определить график выставления счетов фактором, чтобы синхронизировать его с поступлением выручки на ваш банковский счет. Введите правило регулярных сверок взаиморасчетов с фактором, это упростит сотрудничество и позволит вам понимать, сколько вы платите за факторинг и как эти расходы можно снизить.

Документы при факторинговом финансировании

Несмотря на то, что факторинг не лицензируемый вид деятельности, все операции факторинговой компании увязаны с финансовой системой, в которой существуют свои правила, обязательные требования и обычаи делового оборота.

На этапе подготовки к заключению договора фактор запрашивает у вашей компании множество документов — многие из них стандартные, другие не отличается от списка, требующегося для предоставления кредита, какие-то вы будете собирать в первый раз.

Предоставление документов очень важно, поскольку и банки и факторинговые компании обязаны соблюдать принцип KYC (Know Your Customer — Знай Своего Клиента). Он распространяется на все организации, работающие в финансовой сфере.

Факторинговые компании наравне с банками обязаны выполнять требования Федерального закона от 07.08.2001 #115-ФЗ «Опротиводействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма». Собранные документы формируют досье по вашей компании, его обязан иметь каждый фактор. Соблюдение этого требования в факторинговых компаниях проверяет специальная служба — Росфинмониторинг, в банках — ЦБ РФ.




© 2007—2021 Factorings.ru, factoring@factorings.ru

Реклама   Обзор новостей     Статьи и аналитика     Все о факторинге     Каталог факторинговых компаний     Онлайн-заявка на факторинг     FAQ